Zuletzt aktualisiert: 31. August 2026
HerzensManagement ist eine Software für Betreuungs- und Vermittlungsagenturen im gesamten DACH-Raum. Für Österreich bildet sie zusätzlich die Felder und Auswertungen ab, die im österreichischen Agenturalltag gebraucht werden. Entwickelt wurde sie gemeinsam mit österreichischen Agenturen, das Unternehmen sitzt in Graz.
Der Kern der Software ist in allen drei Ländern gleich. Diese Punkte sind auf den österreichischen Alltag zugeschnitten:
Pflegestufe, Pflegegeld, Förderung, SVNR und WKO sind eigene Felder im Klientenprofil, nicht Freitext in einem Notizfeld. Damit lassen sie sich filtern, auswerten und in Dokumente übernehmen.
Rechnungsdaten gehen als BMD-Export an die Steuerberatung, ohne Abtippen und ohne Zwischenformat.
Die Abläufe stammen aus dem Alltag führender österreichischer Betreuungsagenturen. Begriffe und Reihenfolgen sind die, die Ihr Team ohnehin verwendet.
Diese Funktionen stehen Agenturen in Österreich, Deutschland und der Schweiz gleichermaßen zur Verfügung.
Vollprofile mit Stammdaten, Angehörigen und Pflegeassessment, vom Erstkontakt bis zum laufenden Vertrag. Alles zu einem Klienten liegt an einer Stelle statt in Ordner, Tabelle und Postfach verteilt.
Profile mit Qualifikationen, Sprachen, Führerschein und Verfügbarkeiten. Wer wann einsatzbereit ist, steht im System und nicht in der Erinnerung einer einzelnen Person.
Aus Startdatum und Turnuslänge entsteht der Plan automatisch, inklusive Wechseltagen. Änderungen wirken sich auf die Folgetermine aus, ohne dass jemand nachrechnet.
Eine Pipeline vom Erstkontakt bis zur Besetzung, dazu KI-Matching, das passende Betreuungskräfte nach den Anforderungen des Haushalts vorschlägt.
Ihre eigenen Vorlagen befüllen sich aus über 400 Platzhaltern direkt aus den Stammdaten. Versand per E-Mail über Ihre Absenderadresse, Unterschrift am Handy, ohne Download und ohne Login für die Empfängerin.
Wiederkehrende Rechnungen an Familien entstehen und gehen nach Zeitplan automatisch raus, einmalige Rechnungen mit wenigen Klicks. Zahlungsstatus und Versandprotokoll bleiben nachvollziehbar.
E-Mails gehen ohne Programmwechsel aus dem System. Angehörige erhalten auf Wunsch einen eigenen Zugang und chatten mit der Betreuungskraft in ihrer jeweiligen Sprache, mit automatischer Übersetzung.
„Betreuungskräfte mit Führerschein", „Klienten ohne Betreuungskraft", „Freie Turnusse im August" - Sie fragen Ihren Datenbestand, statt sich durch Filterlisten zu klicken.
Der Datenimport ist eine eingebaute Funktion, keine Sonderleistung. Sie liefern einen Export aus Ihrem bisherigen System, wir übernehmen Klientenakten, Betreuungskräfte, Verträge, Dokumente und die Rechnungshistorie - kostenlos, ohne Wechselgebühr und im Regelfall innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt Ihrer Daten. Vor dem Go-Live läuft ein Testimport, den Sie prüfen und freigeben.
Der Preis steht öffentlich auf der Website und gilt in allen drei Ländern gleich. Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestgröße. Für Umsteiger von einer anderen Software: € 4,50 pro Klient und Monat mit allen vier Modulen, für Verträge bis 30. September 2026.
Was sich pro Land unterscheidet, steht auf der jeweiligen Seite.
30 bis 45 Minuten, das echte System, Ihre Fragen zuerst. Bringen Sie Ihre kniffligsten Fälle mit.