Wochen- und Vierwochenplanung, Zeiterfassung und die vollständige Visierungskette in einem System. Elf Prüfregeln laufen mit, bevor ein Plan freigegeben wird.
30 Minuten, kein Risiko, Sie sehen das echte System
Mit den neuen Sonderbestimmungen für Live-in-Betreuung (Art. 17a bis 17e ArGV 2) müssen Arbeitszeiten und Einsätze dokumentiert und von allen Beteiligten visiert werden. Betreuungskraft, Kundenhaushalt und Agentur, jede Woche, nachvollziehbar und versioniert. Wer das in Tabellen und E-Mail-Ketten führt, hat am Monatsende keine belastbare Grundlage für den Lohnlauf.
„Die Arbeitszeiten und Einsätze müssen dokumentiert und von allen Beteiligten visiert werden.“Sonderbestimmungen ArGV 2, in Kraft seit 1.12.2025
Die GAV-Wochenplanung ist ein eigenes Modul, das nur für Schweizer Agenturen aktiviert wird. Österreichische Agenturen sehen weder den Menüpunkt noch die Datenfelder. Begriffe, Rundungen und Regeln bleiben sauber getrennt, statt in einem gemeinsamen Formular zu enden, in dem für jeden Markt die Hälfte nicht passt.
Die Produktmodelle liegen als Stammdaten in Ihrer Agentur, nicht in unserem Code. Sie legen fest, wie viel Aktivzeit und Bereitschaft eine Woche enthält und welche Ruhezeiten garantiert sind. Ein neues Modell anlegen oder Stundenwerte anpassen können Sie selbst, ohne auf eine Programmversion zu warten.
Pro Modell hinterlegen Sie mindestens vier Wochenvorlagen, zum Beispiel morgenbetont, gleichmässig, abendbetont und erhöhter Betreuungsbedarf. Jede Vorlage ist ein vollständiges Sieben-Tage-Raster aus Blöcken für Aktivzeit, Bereitschaft, Pause, Freizeit und Ruhezeit. Vorlagen lassen sich kopieren, kundenbezogen anpassen und versionieren.
Jeder Plan wird gegen Tages-, Wochen- und Vierwochenregeln geprüft: Höchstarbeitszeit, Bereitschaftstage im rollierenden Vierwochenfenster, Bereitschaft pro Tag und deren Aufteilung, nächtliche Einsätze, tägliche Pause, Zusatzpause nach Nachtdienst, tägliche und wöchentliche Ruhezeit, Interventionszeit und die Verfügbarkeit im Haushalt.
Verstösse im Plan blockieren die Freigabe. Verstösse aus den tatsächlichen Zeiten blockieren nichts, weil man Vergangenes nicht wegvalidieren kann, sondern erzeugen einen Prüf- und Korrekturfall im Backoffice.
| Regel | Ebene | Wirkung im Plan |
|---|---|---|
| 1. Höchstarbeitszeit | Tag · Woche | Blockiert die Freigabe |
| 2. Bereitschaftstage im rollierenden Vierwochenfenster | 4 Wochen | Blockiert die Freigabe |
| 3. Bereitschaft pro Tag | Tag | Blockiert die Freigabe |
| 4. Aufteilung der Bereitschaft | Tag | Blockiert die Freigabe |
| 5. Nächtliche Einsätze | Tag | Blockiert die Freigabe |
| 6. Tägliche Pause | Tag | Blockiert die Freigabe |
| 7. Zusatzpause nach Nachtdienst | Tag | Blockiert die Freigabe |
| 8. Tägliche Ruhezeit | Tag | Blockiert die Freigabe |
| 9. Wöchentliche Ruhezeit | Woche | Blockiert die Freigabe |
| 10. Interventionszeit | Tag | Blockiert die Freigabe |
| 11. Verfügbarkeit im Haushalt | Woche | Blockiert die Freigabe |
Schema. Aus den tatsächlichen Zeiten blockiert derselbe Verstoss nichts, sondern erzeugt einen Prüf- und Korrekturfall im Backoffice. Die hinterlegten Grenzwerte sind Stammdaten Ihrer Agentur und stehen bewusst nicht auf dieser Seite.
Der freigegebene Plan steht am Morgen bereits in der Tagesansicht der Betreuungskraft. Lief der Tag wie geplant, bestätigt sie sämtliche Zeitblöcke mit einem Klick, und die Tagestotale stehen fest.
Weicht etwas ab, tippt sie den betroffenen Block an, ändert Start- und Endzeit und hinterlässt eine Bemerkung. Der Planwert bleibt durchgestrichen sichtbar, die Abweichung wird berechnet. Nur Abweichungen kosten Aufmerksamkeit.
Tatsächliche Einsätze während der Bereitschaft erfasst die Betreuungskraft separat mit Beginn, Ende, Begründung und Wegzeit. Bleibt es bei null bis zwei Einsätzen, bleibt der Block Bereitschaft und wird mit dem hinterlegten Satz geführt. Ab dem dritten Einsatz im selben Block kippt der ganze Block in Aktivzeit, die Tages- und Wochensummen werden neu gerechnet und die Prüfung läuft automatisch erneut. Genau an dieser Stelle scheitern Tabellenlösungen, weil niemand rückwirkend nachrechnet.
Der Block bleibt Bereitschaft und wird mit dem hinterlegten Satz geführt.
Der ganze Block kippt in Aktivzeit, Tages- und Wochensummen werden neu gerechnet, die Prüfung läuft automatisch erneut.
Schema. Jeder Einsatz wird mit Beginn, Ende, Begründung und Wegzeit erfasst.
Die Betreuungskraft reicht die vollständige Woche ein, danach sind Änderungen nur noch über einen Korrekturantrag möglich. Der Kundenhaushalt genehmigt, lehnt ab oder erfasst eine Bemerkung. Nach der Schlussfreigabe durch Ihre Agentur wird die Woche gesperrt. Spätere Korrekturen laufen ausschliesslich als neue Version mit Begründung, Änderungsverlauf und erneuter Freigabe. Fehlende oder überfällige Visierungen lösen automatisch eine Erinnerung an die zuständige Rolle aus.
Reicht die vollständige Woche ein. Danach nur noch Korrekturantrag.
Genehmigt, lehnt ab oder erfasst eine Bemerkung. Über Einmal-Link, ohne Login.
Schlussfreigabe. Die Woche wird gesperrt und versioniert.
Er bekommt einen Einmal-Link per E-Mail, sieht die Wochentotale und die abweichenden Tage und drückt auf genehmigen, ablehnen oder Bemerkung. Kein Login, kein zusätzlicher Lizenzplatz.
Läuft die Woche im Standard und innerhalb der eingestellten Toleranz, geht sie direkt an Ihr Backoffice. Ob ein Haushalt überhaupt visiert, konfigurieren Sie pro Kunde.
Der Export enthält die Tagestotale für Aktivzeit und Bereitschaft, die tatsächlichen Einsätze während der Bereitschaft, die Wegzeit und die in Aktivzeit umgewandelten Bereitschaftsblöcke.
Jede Zeile referenziert die final freigegebene Wochenversion und deren Freigabestatus, denn ohne diese Referenz taugt der Export nicht als Lohnbeleg. Format Excel und CSV.
Die GAV-Wochenplanung ist ein Modul von mehreren. Das Übrige läuft in derselben Software mit.
Einsatzverträge, Formulare und der übrige Papierkram entstehen mit wenigen Klicks aus den erfassten Stammdaten. Bei einer neuen Besetzung entstehen fünf und mehr Dokumente in einem Durchgang.
Mehr erfahren →
Pro Dokument und Unterschrift entsteht ein eigener Link. Den kann man der Betreuungskraft per WhatsApp schicken. Sie lädt nichts herunter, loggt sich nirgends ein, sieht das Dokument vollständig und unterschreibt am Smartphone. Der freigegebene Wochenplan geht über denselben Weg als Anhang des Einsatzvertrags.
Mehr erfahren →
Die monatliche Agenturpauschale wird automatisch erstellt und versendet, solange der Kundenhaushalt betreut wird.
Mehr erfahren →
Verträge und Dokumente gehen ohne Programmwechsel raus, Anhänge, die die betreute Person selbst erfasst hat, sind mit einem Klick dabei.
Mehr erfahren →Für Agenturen, die die Zuteilung selbst machen.
Mehr erfahren →Dokumentation und Zeiterfassung.
Mehr erfahren →Angehörige sehen den Gesundheitszustand, chatten mit der Betreuungskraft in ihrer jeweiligen Sprache und sehen Rechnungen und Verträge.
Mehr erfahren →Der häufigste Grund, warum ein Wechsel aufgeschoben wird, sind die Altdaten: Jahre an Kundenhaushalten, Betreuungskräften, Verträgen und Dokumenten. Genau diesen Teil übernehmen wir - Sie liefern nur den Export.
Die Datenimport-Funktion ist fester Bestandteil von HerzensManagement - keine Sonderleistung, sondern eingebaut: Für die im deutschsprachigen Raum verbreiteten Betreuungs- und Vermittlungslösungen liegen fertige Importwege bereit. Nennen Sie uns Ihr heutiges System - ist kein fertiger Weg vorhanden, entwickeln wir den Import eigens für Sie, kostenfrei und ohne Aufpreis im Tarif.
Kein Export möglich? Dann genügen uns Beispieldateien oder ein Zugang - wir bauen den Weg.
Aufwand für Ihr Team: ein Abstimmungstermin und die Freigabe.
Strukturiert, durchsuchbar und ab Tag eins im Alltag nutzbar.
Sie behalten die Hoheit über Ihre Altdaten: Wir importieren nur, was Sie freigeben, und halten die Übernahme schriftlich fest.
Sie müssen nichts davon selbst können. Nennen Sie uns Ihr heutiges System, den Rest klären wir im Abstimmungstermin.
HerzensManagement bringt eine eigene Import-Funktion mit - inklusive fertiger Wege für verbreitete Branchenlösungen. Kein Zusatzmodul, keine Einrichtungsgebühr, keine Migrationspauschale, auch nicht bei grösseren Datenmengen.
Für Systeme ohne passenden Standardweg - auch für Schweizer Eigenentwicklungen und Excel-Landschaften - entwickeln wir den Import eigens für Sie, im Regelfall innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt Ihrer Daten.
Ihre Historie ist von Beginn an vollständig im System. Sie müssen nicht monatelang zwei Lösungen offen halten oder Altdaten nachtippen.
Ab € 7 pro betreuter Person und Monat, Vollausbau € 11. Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestgrösse.
Bringen Sie Ihre kniffligsten Fälle mit. Und falls es doch nicht passt: 6 Monate Geld-zurück-Garantie ab Go-Live.