Planification hebdomadaire et sur quatre semaines, saisie du temps de travail et chaîne de Visierung complète dans un seul système. Onze règles de contrôle s'appliquent avant qu'un plan soit validé.
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Avec les nouvelles dispositions spéciales pour l'accompagnement à domicile (art. 17a à 17e ArGV 2, l'ordonnance 2 relative à la loi sur le travail, en français OLT 2), les heures de travail et les interventions doivent être documentées et visées par toutes les parties concernées. Auxiliaire de vie, foyer du client et agence, chaque semaine, de manière traçable et versionnée. Qui gère cela dans des tableurs et des échanges d'e-mails n'a, en fin de mois, aucune base solide pour le traitement des salaires.
« Les heures de travail et les interventions doivent être documentées et visées par toutes les parties concernées. »Dispositions spéciales pour l'accompagnement dans les ménages privés, ordonnance 2 relative à la loi sur le travail (ArGV 2, SR 822.112), art. 17a–17e, en vigueur depuis le 01/12/2025 (traduit de l'allemand)
Texte de la base légale : ordonnance 2 relative à la loi sur le travail (ArGV 2), SR 822.112, art. 17a à 17e — publiée officiellement dans le Recueil systématique du droit fédéral (Fedlex) ; l'autorité compétente est le Secrétariat d'État à l'économie SECO. HerzensManagement prend en charge les étapes de documentation et de Visierung ; cela ne remplace pas une évaluation juridique de votre cas particulier.
La planification hebdomadaire GAV (GAV : convention collective de travail suisse) est un module à part, activé uniquement pour les agences suisses. Les agences autrichiennes ne voient ni l'entrée de menu ni les champs de données. Termes, arrondis et règles restent clairement séparés, au lieu de finir dans un formulaire commun dont la moitié ne convient à aucun marché.
Les modèles de prestations sont enregistrés comme données de base dans votre agence, pas dans notre code. Vous définissez combien de temps actif et de piquet une semaine comprend et quels temps de repos sont garantis. Vous pouvez créer vous-même un nouveau modèle ou ajuster les valeurs horaires, sans attendre une version du logiciel.
Pour chaque modèle, vous enregistrez au moins quatre modèles de semaine, par exemple axé sur le matin, réparti uniformément, axé sur le soir et besoin d'accompagnement accru. Chaque modèle de semaine est une grille complète de sept jours composée de blocs de temps actif, de piquet, de pause, de temps libre et de temps de repos. Les modèles de semaine peuvent être copiés, adaptés à un client et versionnés.
Chaque plan est vérifié selon des règles journalières, hebdomadaires et sur quatre semaines : durée maximale du travail, jours de piquet dans la fenêtre glissante de quatre semaines, piquet par jour et sa répartition, interventions nocturnes, pause quotidienne, pause supplémentaire après un service de nuit, temps de repos quotidien et hebdomadaire, délai d'intervention et disponibilité dans le foyer.
Les infractions dans le plan bloquent la validation. Les infractions issues des temps réels ne bloquent rien, car on ne peut pas invalider le passé ; elles génèrent en revanche un cas de vérification et de correction dans le back-office.
| Règle | Niveau | Effet dans le plan |
|---|---|---|
| 1. Durée maximale du travail | Jour · Semaine | Bloque la validation |
| 2. Jours de piquet dans la fenêtre glissante de quatre semaines | 4 semaines | Bloque la validation |
| 3. Piquet par jour | Jour | Bloque la validation |
| 4. Répartition du piquet | Jour | Bloque la validation |
| 5. Interventions nocturnes | Jour | Bloque la validation |
| 6. Pause quotidienne | Jour | Bloque la validation |
| 7. Pause supplémentaire après un service de nuit | Jour | Bloque la validation |
| 8. Temps de repos quotidien | Jour | Bloque la validation |
| 9. Temps de repos hebdomadaire | Semaine | Bloque la validation |
| 10. Délai d'intervention | Jour | Bloque la validation |
| 11. Disponibilité dans le foyer | Semaine | Bloque la validation |
Schéma. Issue des temps réels, la même infraction ne bloque rien mais génère un cas de vérification et de correction dans le back-office. Les valeurs limites enregistrées sont des données de base de votre agence et ne figurent volontairement pas sur cette page.
Le plan validé figure dès le matin dans la vue journalière de l'auxiliaire de vie. Si la journée s'est déroulée comme prévu, elle confirme tous les blocs horaires en un clic, et les totaux journaliers sont arrêtés.
En cas d'écart, elle touche le bloc concerné, modifie l'heure de début et de fin et laisse une remarque. La valeur prévue reste visible, barrée, et l'écart est calculé. Seuls les écarts demandent de l'attention.
L'auxiliaire de vie saisit séparément les interventions effectives pendant le piquet, avec le début, la fin, le motif et le temps de trajet. Avec zéro à deux interventions, le bloc reste du piquet et est comptabilisé au taux enregistré. À partir de la troisième intervention dans le même bloc, l'ensemble du bloc bascule en temps actif, les totaux journaliers et hebdomadaires sont recalculés et le contrôle est relancé automatiquement. C'est précisément là que les solutions sur tableur échouent, car personne ne recalcule rétroactivement.
Le bloc reste du piquet et est comptabilisé au taux enregistré.
L'ensemble du bloc bascule en temps actif, les totaux journaliers et hebdomadaires sont recalculés, le contrôle est relancé automatiquement.
Schéma. Chaque intervention est saisie avec le début, la fin, le motif et le temps de trajet.
L'auxiliaire de vie soumet la semaine complète ; ensuite, les modifications ne sont possibles que par une demande de correction. Le foyer du client approuve, refuse ou saisit une remarque. Après la validation finale par votre agence, la semaine est verrouillée. Les corrections ultérieures passent exclusivement par une nouvelle version avec motif, historique des modifications et nouvelle validation. Les visas manquants ou en retard déclenchent automatiquement un rappel au rôle responsable.
Soumet la semaine complète. Ensuite, uniquement par demande de correction.
Approuve, refuse ou saisit une remarque. Via un lien à usage unique, sans connexion.
Validation finale. La semaine est verrouillée et versionnée.
Il reçoit par e-mail un lien à usage unique, voit les totaux de la semaine et les jours qui présentent un écart, et clique sur approuver, refuser ou remarque. Pas de connexion, pas de licence supplémentaire.
Si la semaine se déroule de manière standard et dans la tolérance définie, elle part directement à votre back-office. C'est vous qui configurez, par client, si un foyer vise ou non.
L'export contient les totaux journaliers de temps actif et de piquet, les interventions effectives pendant le piquet, le temps de trajet et les blocs de piquet convertis en temps actif.
Chaque ligne fait référence à la version de semaine validée définitivement et à son statut de validation, car sans cette référence l'export n'a aucune valeur comme justificatif de paie. Format Excel et CSV.
La planification hebdomadaire GAV est un module parmi d'autres. Tout le reste fonctionne dans le même logiciel.
Contrats de mission, formulaires et le reste de la paperasse sont créés en quelques clics à partir des données de base saisies. Pour un nouveau placement, cinq documents ou plus sont créés en une seule fois.
En savoir plus →
Chaque document et chaque signature dispose de son propre lien. Vous pouvez l'envoyer à l'auxiliaire de vie par WhatsApp. Elle ne télécharge rien, ne se connecte nulle part, voit le document en entier et signe sur son smartphone. Le planning hebdomadaire validé suit le même chemin, en annexe du contrat de mission.
En savoir plus →
Le forfait mensuel de l'agence est créé et envoyé automatiquement tant que le foyer du client est accompagné.
En savoir plus →
Contrats et documents partent sans changer de programme ; les pièces jointes que la personne accompagnée a elle-même saisies sont ajoutées en un clic.
En savoir plus →Pour les agences qui font elles-mêmes l'attribution.
En savoir plus →Documentation et saisie du temps de travail.
En savoir plus →Les proches voient l'état de santé, échangent par chat avec l'auxiliaire de vie chacun dans sa langue et consultent les factures et les contrats.
En savoir plus →La raison la plus fréquente pour laquelle un changement est repoussé, ce sont les anciennes données : des années de foyers clients, d'auxiliaires de vie, de contrats et de documents. C'est précisément cette partie que nous prenons en charge - vous fournissez seulement l'export.
La fonction d'import des données fait partie intégrante de HerzensManagement - pas une prestation spéciale, mais intégrée : pour les solutions d'accompagnement et de placement répandues dans l'espace germanophone, des voies d'import prêtes à l'emploi sont disponibles. Indiquez-nous votre système actuel - s'il n'existe pas de voie toute prête, nous développons l'import spécialement pour vous, gratuitement et sans supplément sur votre tarif.
Pas d'export possible ? Des fichiers d'exemple ou un accès nous suffisent alors - nous construisons la voie d'import.
Charge pour votre équipe : un rendez-vous de coordination et la validation.
Structuré, consultable et utilisable au quotidien dès le premier jour.
Vous gardez la maîtrise de vos anciennes données : nous n'importons que ce que vous validez, et nous consignons la reprise par écrit.
Vous n'avez rien à maîtriser de tout cela vous-même. Indiquez-nous votre système actuel, nous réglons le reste lors du rendez-vous de coordination.
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