Logiciel pour les agences d'accompagnement en Allemagne

Deux points forts

Là où les agences allemandes gagnent le plus de temps

L'e-mail IA et la planification des rotations sont disponibles de la même manière pour les agences en Allemagne, en Autriche et en Suisse. Nous les mettons en avant ici parce qu'ils fonctionnent indépendamment des règles nationales : répondre aux e-mails et planifier les missions, chaque agence doit le faire, chaque jour.

E-mail IA

L'essentiel d'abord, avant même d'ouvrir le premier e-mail

Vous connectez la boîte mail existante de votre agence via IMAP et SMTP, y compris Gmail ou Outlook. D'un clic, HerzensManagement récupère les nouveaux e-mails et l'IA classe chacun d'eux : catégorie, statut, urgence et un résumé en une phrase. Au lieu de cinquante lignes d'objet, vous lisez une liste qui sait déjà ce qui demande une réponse.

Boîte de réception · après le tri par l'IA Urgent Rendez-vous Factures Documents Clients

Fille d'une cliente

Demande à être rappelée au sujet de la relève de vendredi, car l'auxiliaire de vie doit partir plus tôt.

UrgentClientRéponse nécessaire

Cabinet du médecin traitant

Confirme la visite à domicile mardi à 10 h.

Rendez-vousÀ consulter

Proche

Demande une copie de la facture d'août.

FactureRéponse nécessaire

Auxiliaire de vie

Envoie le contrat de mission signé en pièce jointe.

DocumentTraité

Fédération professionnelle

Newsletter mensuelle.

Newsletter

Schéma avec des exemples fictifs. Catégories : Rendez-vous, Facture, Document, Client, Newsletter, Spam, Autre. Statut : Réponse nécessaire, À consulter, En attente, Traité. Les e-mails peuvent en outre être regroupés par contact.

Réponses

Le brouillon est prêt, vous décidez

Un clic sur « Proposer une réponse » et l'IA rédige un brouillon qui connaît l'e-mail reçu et l'historique de l'échange. Si vous le souhaitez, vous ajoutez une consigne, par exemple « Confirmer le rendez-vous de jeudi ». Vous enregistrez une fois dans la base de connaissances les horaires d'ouverture, les interlocuteurs et les formulations types de votre agence, et les brouillons vous ressemblent.

Aides à la rédaction pour chaque e-mail

Améliorer le texte, le rendre plus court, plus professionnel ou plus détaillé, corriger l'orthographe et adapter le ton : aimable, factuel, formel, empathique ou ferme.

Contacts issus de HerzensManagement

Vous recherchez clients, représentants légaux, proches et auxiliaires de vie directement dans la fenêtre de l'e-mail. Ajoutés comme destinataires ou transmis à l'IA comme contexte, pour que le brouillon s'adresse à la bonne personne.

Modèles avec champs de fusion

Les nouveaux e-mails sont créés à partir de vos modèles. Les noms du client et de l'auxiliaire de vie s'insèrent d'eux-mêmes, les documents nécessaires sont joints depuis le profil. S'il manque quelque chose, un avertissement s'affiche avant l'envoi.

L'IA n'envoie jamais elle-même.

Elle trie et propose. L'envoi est fait exclusivement par une personne de votre équipe, après confirmation. S'il manque des faits comme un rendez-vous ou un prix, l'IA insère un champ de fusion au lieu d'inventer quelque chose.

L'IA ne voit que ce dont elle a besoin.

L'IA reçoit une sélection définie de champs de contact, aucune évaluation des besoins de soins, aucune coordonnée bancaire, aucun tarif. Le mot de passe de la boîte mail est stocké chiffré, les données de chaque agence restent séparées.

Rotation

Créée une fois, le système calcule les rotations suivantes

Une rotation unique, une série périodique ou deux auxiliaires de vie qui se relaient en alternance : à partir de la date de début et de la durée de rotation, le plan apparaît dans la frise chronologique, jours de relève compris. Les séries sans date de fin se prolongent d'elles-mêmes chaque nuit. Si une arrivée est décalée, vous faites glisser la barre ou décalez toutes les rotations suivantes de quelques jours, sans que personne ait à recalculer.

Les conflits, avant qu'ils ne coûtent cher

Si une auxiliaire de vie est planifiée deux fois ou si un client est couvert deux fois, le système signale le conflit immédiatement, y compris pendant le glissement dans la frise. Un jour de relève commun est autorisé, comme dans la vraie vie.

Trouver les lacunes au lieu de les chercher

La détection des lacunes affiche les clients sans accompagnement, triés selon la prochaine lacune. Le tableau de bord présente les relèves des 7 prochains jours et les rotations non pourvues des 14 prochains jours.

Prolonger, décaler, annuler

Une rotation est prolongée, le numéro de dossier reste le même. Les rotations suivantes se décalent ensemble. Et si une manipulation tourne mal : Ctrl+Z l'annule.

Facturation

De la rotation à la facture, sans ressaisie

Chaque rotation porte déjà sa facturation en elle. Après le contrôle, les factures sont générées à partir de la rotation, individuellement ou de façon groupée. Si vous le souhaitez, elles partent automatiquement un nombre de jours défini avant la fin de la rotation. Si la rotation change entre-temps, le brouillon est recalculé, tant que personne ne l'a modifié à la main.

Planifier la rotation

Unique, périodique ou en alternance. Le système signale les conflits et les lacunes.

Contrôlée

Votre équipe valide la rotation. Les points en suspens deviennent des tâches.

La facture part

En brouillon ou directement en PDF, automatiquement avant la fin de la rotation si vous le souhaitez.

La planification des rotations en détail

Ce qui est également inclus

L'e-mail IA et la rotation ne sont que deux éléments parmi d'autres. Tout le reste fonctionne dans le même logiciel.

Ce que nous n'affirmons pas pour l'Allemagne

Pour l'Autriche, HerzensManagement intègre des champs supplémentaires comme Pflegestufe (niveau de dépendance autrichien), Pflegegeld (allocation de dépendance autrichienne) et SVNR (numéro de sécurité sociale autrichien), pour la Suisse la planification hebdomadaire GAV (convention collective de travail suisse). Les champs spécifiques à l'Allemagne comme le Pflegegrad (degré de dépendance allemand) ne sont pas mis en œuvre en tant que fonction dédiée. Les données de base, les modèles et les analyses peuvent être adaptés à vos processus. Ce dont votre agence a besoin au-delà, nous le clarifions lors du rendez-vous de démo, avant le contrat et non après.

Des prix que vous n'avez pas besoin de demander.

À partir de 7 € par client actif et par mois, offre complète 11 €. Pas de frais de mise en service, pas de taille minimale, les mêmes prix dans toute la région DACH.

Voir tous les tarifs

Questions fréquentes

L'IA envoie-t-elle des e-mails de sa propre initiative ?

Non. L'IA trie, résume et propose des textes. L'envoi est fait exclusivement par une personne de votre équipe, après confirmation. S'il manque à l'IA des faits comme un rendez-vous ou un prix, elle insère un champ de fusion au lieu d'inventer quelque chose.

Quelle boîte mail peut-on connecter ?

Toute boîte mail compatible IMAP et SMTP, y compris l'adresse existante de votre agence. Pour Gmail et Outlook, un mot de passe d'application suffit. Le mot de passe est stocké chiffré.

Quelles données l'IA peut-elle voir ?

L'e-mail lui-même, l'historique de l'échange et, si vous choisissez un contact comme contexte, une sélection définie de champs de contact. L'évaluation des besoins de soins, les coordonnées bancaires et les tarifs ne sont pas transmis à l'IA. Les données de chaque agence restent séparées.

Quelle part de travail manuel reste-t-il dans la planification des rotations ?

Les rotations suivantes sont créées automatiquement à partir de la date de début et de la durée de rotation, les séries sans date de fin se prolongent d'elles-mêmes. Le système signale les conflits et les jours non couverts, les factures sont générées à partir de la rotation et, si vous le souhaitez, partent automatiquement quelques jours avant la fin de la rotation. Ce qui reste manuel, c'est la décision de qui se rend chez qui et quand.

Existe-t-il des champs spécifiques à l'Allemagne comme le Pflegegrad ?

Pas en tant que fonction dédiée. L'e-mail IA et la planification des rotations fonctionnent indépendamment du pays, et les données de base, les modèles et les analyses peuvent être adaptés à vos processus. Nous ne revendiquons pas de réglementation allemande tant qu'elle n'est pas intégrée. Ce dont votre agence a besoin, nous le clarifions lors de la démo, avant le contrat.

Combien coûte HerzensManagement en Allemagne ?

Les mêmes prix que dans le reste de la région DACH : 7 € par client actif et par mois dans l'offre de base, 11 € dans l'offre complète avec les quatre modules. Pas de frais de mise en service, pas de taille minimale.

Puis-je reprendre les données de mon logiciel actuel ?

Oui. Nous reprenons gratuitement les dossiers clients, les auxiliaires de vie, les contrats, les documents et l'historique des factures, en règle générale dans les 48 heures suivant la réception de vos données.

La boîte de réception se trie toute seule. La rotation se planifie avec vous.

Là où les agences allemandes gagnent le plus de temps

L'essentiel d'abord, avant même d'ouvrir le premier e-mail

Le brouillon est prêt, vous décidez

Aides à la rédaction pour chaque e-mail

Contacts issus de HerzensManagement

Modèles avec champs de fusion

L'IA n'envoie jamais elle-même.

L'IA ne voit que ce dont elle a besoin.

Créée une fois, le système calcule les rotations suivantes

Les conflits, avant qu'ils ne coûtent cher

Trouver les lacunes au lieu de les chercher

Prolonger, décaler, annuler

De la rotation à la facture, sans ressaisie

Planifier la rotation

Contrôlée

La facture part

Ce qui est également inclus

Ce que nous n'affirmons pas pour l'Allemagne

Des prix que vous n'avez pas besoin de demander.

Questions fréquentes

30 minutes, sans risque, vous voyez le vrai système.

Là où les agences allemandes gagnent le plus de temps

L'essentiel d'abord, avant même d'ouvrir le premier e-mail

Le brouillon est prêt, vous décidez

Aides à la rédaction pour chaque e-mail

Contacts issus de HerzensManagement

Modèles avec champs de fusion

L'IA n'envoie jamais elle-même.

L'IA ne voit que ce dont elle a besoin.

Créée une fois, le système calcule les rotations suivantes

Les conflits, avant qu'ils ne coûtent cher

Trouver les lacunes au lieu de les chercher

Prolonger, décaler, annuler

De la rotation à la facture, sans ressaisie

Planifier la rotation

Contrôlée

La facture part

Ce qui est également inclus

Clients et auxiliaires de vie.

Placement et matching.

Documents et signatures.

Factures.

Recherche IA.

Accès famille.

Ce que nous n'affirmons pas pour l'Allemagne

Des prix que vous n'avez pas besoin de demander.

Questions fréquentes

30 minutes, sans risque, vous voyez le vrai système.