Zwei Stellen fressen im Agenturalltag die meiste Zeit: das E-Mail-Postfach und die Einsatzplanung. HerzensManagement nimmt Ihnen an beiden die Routine ab. Die KI-E-Mail sortiert eingehende Mails und schreibt Antwortentwürfe, die Turnusplanung rechnet Folgeturnusse, Konflikte und Rechnungen selbst.
30 Minuten, kein Risiko, Sie sehen das echte System
KI-E-Mail und Turnusplanung stehen Agenturen in Deutschland, Österreich und der Schweiz gleichermaßen zur Verfügung. Wir stellen sie hier nach vorne, weil sie unabhängig von Landesregeln wirken: Mails beantworten und Einsätze planen muss jede Agentur, jeden Tag.
Sie verbinden Ihr bestehendes Agenturpostfach über IMAP und SMTP, auch Gmail oder Outlook. Auf Knopfdruck holt HerzensManagement die neuen Mails ab und die KI ordnet jede einzelne ein: Kategorie, Status, Dringlichkeit und eine Zusammenfassung in einem Satz. Statt fünfzig Betreffzeilen lesen Sie eine Liste, die schon weiß, was eine Antwort braucht.
Die Betreuungskraft muss früher abreisen, sie bittet um Rückruf wegen des Wechsels am Freitag.
Bestätigt den Hausbesuch am Dienstag um 10 Uhr.
Fragt nach einer Kopie der Rechnung für August.
Schickt den unterschriebenen Einsatzvertrag als Anhang.
Monatlicher Newsletter.
Schema mit erfundenen Beispielen. Kategorien: Termin, Rechnung, Dokument, Klient, Newsletter, Spam, Sonstiges. Status: Antwort nötig, Ansehen, Wartet, Erledigt. Mails lassen sich zusätzlich nach Kontakt gruppieren.
Ein Klick auf „Antwort vorschlagen“, und die KI schreibt einen Entwurf, der die eingehende Mail und den bisherigen Verlauf kennt. Auf Wunsch geben Sie eine Anweisung mit, etwa „Termin am Donnerstag bestätigen“. Öffnungszeiten, Ansprechpartner und Standardformulierungen Ihrer Agentur hinterlegen Sie einmal in der Wissensbasis, die Entwürfe klingen dann nach Ihnen.
Text verbessern, kürzer, professioneller oder ausführlicher formulieren, Rechtschreibung korrigieren und den Tonfall anpassen: freundlich, sachlich, formell, empathisch oder bestimmt.
Klienten, Vertretungen, Angehörige und Betreuungskräfte suchen Sie direkt im Mailfenster. Als Empfänger übernommen oder der KI als Kontext mitgegeben, damit der Entwurf die richtige Person anspricht.
Neue Mails entstehen aus Ihren Vorlagen. Namen von Klient und Betreuungskraft setzen sich selbst ein, benötigte Dokumente hängen sich aus dem Profil an. Fehlt etwas, warnt ein Hinweis vor dem Versand.
Sie sortiert und schlägt vor. Gesendet wird ausschließlich von einem Menschen aus Ihrem Team, nach einer Bestätigung. Fehlen Fakten wie ein Termin oder ein Preis, setzt die KI einen Platzhalter, statt etwas zu erfinden.
An die KI geht eine festgelegte Auswahl an Kontaktfeldern, kein Pflegeassessment, keine Bankdaten, keine Tarife. Das Postfach-Passwort liegt verschlüsselt, die Daten jeder Agentur bleiben getrennt.
Ein einzelner Turnus, eine periodische Serie oder zwei Betreuungskräfte, die sich im Wechsel ablösen: Aus Startdatum und Turnuslänge entsteht der Plan in der Timeline, inklusive Wechseltagen. Unbefristete Serien verlängern sich jede Nacht von selbst. Verschiebt sich eine Anreise, ziehen Sie den Balken oder verschieben alle folgenden Turnusse um ein paar Tage, ohne dass jemand nachrechnet.
Ist eine Betreuungskraft doppelt verplant oder ein Klient zweimal besetzt, meldet das System den Konflikt sofort, auch beim Ziehen in der Timeline. Ein gemeinsamer Wechseltag ist erlaubt, wie im echten Leben.
Die Lücken-Erkennung zeigt Klienten ohne Betreuung, sortiert nach der nächsten Lücke. Auf dem Dashboard stehen die anstehenden Wechsel der nächsten 7 Tage und die unbesetzten Turnusse der nächsten 14 Tage.
Ein Turnus wird verlängert, die Fallnummer bleibt. Folgeturnusse verschieben sich gemeinsam. Und wenn ein Handgriff danebengeht: Strg+Z nimmt ihn zurück.
Jeder Turnus trägt seine Abrechnung schon in sich. Nach der Kontrolle entstehen die Rechnungen aus dem Turnus, einzeln oder gesammelt. Auf Wunsch gehen sie automatisch eine festgelegte Anzahl Tage vor Turnusende raus. Ändert sich der Turnus vorher, rechnet der Entwurf neu, solange niemand ihn von Hand bearbeitet hat.
Einzeln, periodisch oder im Wechsel. Konflikte und Lücken zeigt das System an.
Ihr Team hakt den Turnus ab. Offene Punkte werden zur Aufgabe.
Als Entwurf oder direkt als PDF, auf Wunsch automatisch vor Turnusende.
KI-E-Mail und Turnus sind zwei Teile von vielen. Das Übrige läuft in derselben Software mit.
Für Österreich bildet HerzensManagement zusätzliche Felder wie Pflegestufe, Pflegegeld und SVNR ab, für die Schweiz die GAV-Wochenplanung. Deutsche Sonderfelder wie der Pflegegrad sind nicht als eigene Funktion umgesetzt. Stammdaten, Vorlagen und Auswertungen lassen sich an Ihre Abläufe anpassen. Was Ihre Agentur darüber hinaus braucht, klären wir im Demo-Termin, vor dem Vertrag und nicht danach.
Ab € 7 pro aktivem Klient und Monat, Vollausbau € 11. Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestgröße, dieselben Preise im ganzen DACH-Raum.
Bringen Sie Ihr volles Postfach und Ihren kniffligsten Turnus mit. Und falls es doch nicht passt: 6 Monate Geld-zurück-Garantie ab Go-Live.
Made in Austria. Im Einsatz in Österreich, Deutschland und der Schweiz.