Zuletzt aktualisiert: 31. August 2026
HerzensManagement ist eine Software für Betreuungs- und Vermittlungsagenturen im deutschsprachigen Raum. Agenturen in Deutschland nutzen dieselbe Plattform wie Agenturen in Österreich und der Schweiz: Klienten, Betreuungskräfte, Einsätze, Dokumente, Rechnungen und Kommunikation in einem System statt in Tabellen, Vorlagenordnern und Postfächern.
Wir sagen an dieser Stelle lieber genau, was gilt und was nicht - das erspart Ihnen ein Verkaufsgespräch, das an der falschen Stelle endet:
Klientenverwaltung, Betreuungskräfte, Einsatz- und Turnusplanung, Vermittlung, Dokumente, Rechnungen, Kommunikation und die KI-Suche stehen in Deutschland genauso zur Verfügung wie in Österreich. Der Funktionsumfang ist nicht beschnitten.
Verwaltungs- und Meldepflichten sind in jedem Land eigene. HerzensManagement bildet derzeit für Österreich zusätzliche Felder (Pflegestufe, Pflegegeld, SVNR, WKO) und den BMD-Export ab, für die Schweiz die GAV-Wochenplanung. Vergleichbare deutsche Sonderfelder sind nicht als eigene Funktion umgesetzt - wir behaupten hier nichts, was wir nicht zeigen können.
Nennen Sie uns im Demo-Termin die Felder, Dokumente und Auswertungen, an denen bei Ihnen alles hängt. Wir sagen Ihnen dann, was heute abgebildet ist, was über eigene Felder und Vorlagen geht und was nicht - vor dem Vertrag, nicht danach.
Diese Funktionen stehen Agenturen in Österreich, Deutschland und der Schweiz gleichermaßen zur Verfügung.
Vollprofile mit Stammdaten, Angehörigen und Pflegeassessment, vom Erstkontakt bis zum laufenden Vertrag. Alles zu einem Klienten liegt an einer Stelle statt in Ordner, Tabelle und Postfach verteilt.
Profile mit Qualifikationen, Sprachen, Führerschein und Verfügbarkeiten. Wer wann einsatzbereit ist, steht im System und nicht in der Erinnerung einer einzelnen Person.
Aus Startdatum und Turnuslänge entsteht der Plan automatisch, inklusive Wechseltagen. Änderungen wirken sich auf die Folgetermine aus, ohne dass jemand nachrechnet.
Eine Pipeline vom Erstkontakt bis zur Besetzung, dazu KI-Matching, das passende Betreuungskräfte nach den Anforderungen des Haushalts vorschlägt.
Ihre eigenen Vorlagen befüllen sich aus über 400 Platzhaltern direkt aus den Stammdaten. Versand per E-Mail über Ihre Absenderadresse, Unterschrift am Handy, ohne Download und ohne Login für die Empfängerin.
Wiederkehrende Rechnungen an Familien entstehen und gehen nach Zeitplan automatisch raus, einmalige Rechnungen mit wenigen Klicks. Zahlungsstatus und Versandprotokoll bleiben nachvollziehbar.
E-Mails gehen ohne Programmwechsel aus dem System. Angehörige erhalten auf Wunsch einen eigenen Zugang und chatten mit der Betreuungskraft in ihrer jeweiligen Sprache, mit automatischer Übersetzung.
„Betreuungskräfte mit Führerschein", „Klienten ohne Betreuungskraft", „Freie Turnusse im August" - Sie fragen Ihren Datenbestand, statt sich durch Filterlisten zu klicken.
Der Datenimport ist eine eingebaute Funktion, keine Sonderleistung. Sie liefern einen Export aus Ihrem bisherigen System, wir übernehmen Klientenakten, Betreuungskräfte, Verträge, Dokumente und die Rechnungshistorie - kostenlos, ohne Wechselgebühr und im Regelfall innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt Ihrer Daten. Vor dem Go-Live läuft ein Testimport, den Sie prüfen und freigeben.
Der Preis steht öffentlich auf der Website und gilt in allen drei Ländern gleich. Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestgröße. Für Umsteiger von einer anderen Software: € 4,50 pro Klient und Monat mit allen vier Modulen, für Verträge bis 30. September 2026.
Was sich pro Land unterscheidet, steht auf der jeweiligen Seite.
30 bis 45 Minuten, das echte System, Ihre Fragen zuerst. Bringen Sie Ihre kniffligsten Fälle mit.