Blick von oben auf eine Strandanlage mit türkisem Wasser, weißem Sand und Palmen
HerzensManagement

Die komplette Software für 24-Stunden-Betreuungsagenturen im DACH-Raum

HerzensManagement unterstützt Betreuungsagenturen in Österreich, Deutschland und der Schweiz bei der Verwaltung von Klienten, Betreuungskräften, Turnussen, Dokumenten, Rechnungen und Kommunikation - ein System statt Excel-Listen und Word-Vorlagen.

Demo vereinbaren Funktionen ansehen

Kein Rückruf ins Büro. Keine Excel-Liste im Gepäck.

Klienten, Betreuungskräfte, Vermittlung, Turnusse, Verträge, Rechnungen - ein System statt zehn Insellösungen.

Turnusse, Verträge und Rechnungen erledigen sich selbst.

Was das System erzeugt, hat keine Übertragungsfehler und vergisst keine Position - auch nachts, auch ohne Sie.

Alles dabei. Auf jedem Gerät.

Ihre komplette Agentur im Browser - am Schreibtisch, am Handy, am Tablet unter der Palme.

Demo vereinbaren Weiterlesen
Turnusplanung

Die Turnusplanung Ihrer Agentur - live, nicht nachgestellt.

Alle Klienten, alle Betreuungskräfte, alle Wechseltage auf einer Zeitleiste. Aus dem Vertrag erzeugt, mit lückenloser Änderungshistorie - Überschneidungen meldet das System von selbst.

Turnusplanung in HerzensManagement: Zeitleiste mit Klienten, Betreuungskräften und Wechseltagen, mit Konfliktwarnung bei überlappenden Zuweisungen

Turnusplanung ansehen

Wechseln ohne Doppelzahlung

Ihre Betreuungssoftware wird eingestellt oder wechselt den Anbieter?

Wir übernehmen Ihre Daten, das Onboarding ist gratis, und Sie haben bis zu 6 Monate Geld-zurück-Garantie. In 7 Tagen ist Ihr Team arbeitsfähig.

Und Sie zahlen nicht doppelt: Zeigen Sie uns die Kündigungsbestätigung Ihres bisherigen Anbieters - bis zum Ende Ihrer Kündigungsfrist nutzen Sie HerzensManagement kostenlos.

Zum Umstiegsangebot

Unterstützt von

Sie führen eine Betreuungsagentur in der Schweiz? Zur Schweizer Seite

Warum diese Betreuungssoftware

Weil Ihre Verwaltung heute mehr Zeit mit Listen verbringt als mit Menschen. HerzensManagement ist keine allgemeine Bürosoftware, sondern eine Betreuungssoftware für den Alltag von Vermittlungs- und Betreuungsagenturen in Österreich, Deutschland und der Schweiz.

Schluss mit dem Zettelwerk

Ein System für alles: Klientenliste, Betreuerpool, Vermittlung, Turnusse, Verträge, Rechnungen. Keine Excel-Insellösungen, kein Wissen, das nur in einem Kopf existiert.

Kennt Ihre Begriffe

Die Felder Ihres Alltags sind nativ abgebildet statt als Freitext angehängt - in Österreich etwa Pflegestufe, Pflegegeld, Förderung, SVNR und WKO, in der Schweiz die GAV-Wochenplanung mit Visierung. Was pro Land dazukommt, steht auf den Seiten für Österreich, Deutschland und die Schweiz.

Weniger Fehler, schnellere Abläufe

Vom Vertrag zum Turnus zur Rechnung - automatisiert statt abgetippt. Was das System erzeugt, hat keine Übertragungsfehler und vergisst keine Position.

Was die Software für Vermittlungsagenturen abdeckt

Sechs Bereiche, ein System - jeder mit echten Screenshots aus dem Produkt.

KI-Suche: Ergebnisliste mit 82 gefundenen Betreuungskräften

Stellen Sie Ihrer Agentur einfach eine Frage.

„Betreuer die am Wochenende verfügbar sind“ - Antwort in Sekunden, aus Ihren echten Daten. Das hat kein anderes System am Markt.

KI-Suche ansehen →
Turnusplanung: Timeline mit 28-Tage-Zyklen und Wechseltagen

Turnusse, die sich selbst planen.

Aus dem Vertrag erzeugt, Wechseltage inklusive - Sie greifen nur ein, wenn sich etwas ändert. Mit lückenloser Änderungshistorie.

Turnusplanung ansehen →
Vermittlung: Einladungs-Pipeline mit Status je Kandidatin

Von der Anfrage zur bestätigten Betreuungskraft.

Eine nachvollziehbare Pipeline statt Zettelwirtschaft - inklusive Bewerbungslinks unter Ihrer Marke, ganz ohne Login.

Vermittlung ansehen →
Digitale Unterschrift in HerzensManagement: Unterschrifts-Seite eines Betreuungsvertrags am Smartphone

Verträge in 30 Sekunden. Unterschrieben am Handy.

Vertrag erzeugen → Unterschrift-Link an die Familie schicken → am Handy unterschrieben. Kein Drucken, kein Scannen, kein Konto für die Familie.

Dokumente ansehen →
Rechnungsliste mit Rechnungskreisen und BMD-Export

Rechnungen, die sich selbst schreiben und versenden.

Steuerkonform erstellt, automatisch zugestellt, Zahlungsstatus im Blick - inklusive BMD-Export für die Buchhaltung.

Rechnungswesen ansehen →
Klientenprofil in HerzensManagement mit Stammdaten und Pflegeassessment

Jedes Detail an einem Ort.

Vollprofile mit Pflegeassessment und den landesspezifischen Feldern - vom Erstkontakt bis zum Vertrag.

Klienten & Betreuer ansehen →

Für wen? → Kleine & mittlere Agenturen · Agenturgruppen & Franchise

Stellen Sie Ihrer Agentur einfach eine Frage.

„Betreuer die am Wochenende verfügbar sind“ - Antwort in Sekunden, aus Ihren echten Daten. Keine Filter, keine Excel-Formeln.

Zeige Klienten ohne zugewiesene Betreuungskraft Klienten mit Pflegestufe 3 oder höher Betreuer die am Wochenende verfügbar sind Liste alle offenen Rechnungen

Mehr zur KI-Suche

MCP-Schnittstelle

Arbeiten Sie mit Claude, ChatGPT oder einem anderen KI-Tool?

Über die MCP-Schnittstelle liest Ihr KI-Tool Klienten, Betreuungskräfte, Turnusse und Rechnungen Ihrer Agentur direkt aus HerzensManagement. Ausschließlich lesend, Freischaltung auf Anfrage.

Zur MCP-Schnittstelle

Ihre Verwaltung arbeitet nachts weiter.

E-Mails, Dokumente und Rechnungen werden nicht nur erstellt - sie werden automatisch erstellt und versendet. Wiederkehrende Familienrechnungen erzeugt der Scheduler von selbst, Verträge befüllen sich aus dem Klientenprofil und gehen zur Signatur raus.

Rechnung

Erstellt, versendet, verfolgt - der Scheduler erzeugt wiederkehrende Familienrechnungen von selbst, als gebrandetes PDF von Ihrer Absenderadresse.

Vertrag

Befüllt, signiert, abgelegt - Ihre eigene PDF-Vorlage füllt sich aus dem Klientenprofil und geht zur Unterschrift aufs Handy der Familie.

E-Mail

Von Ihrer Adresse, mit Ihren Vorlagen - jede Agentur versendet über den eigenen Mailserver, das E-Mail-Protokoll hält alles fest.

Sie kontrollieren. Das System erledigt.

Live-Demo

Die komplette Plattform live im Überblick.

Konstantin, Product Owner bei HerzensManagement, zeigt live im Dashboard, wie Ihre Agentur vom ersten Klienten bis zur Rechnung ein System statt zehn Insellösungen nutzt.

Lieber eine Live-Demo?

Was unsere Nutzer:innen sagen

Bewertet von echten Menschen, nicht von uns.

Im Zeitalter von KI-gebauten Websites zählt echtes Feedback mehr denn je - hier sind unsere aktuellen Trustpilot-Bewertungen, unbearbeitet.

4,2 von 5 auf Trustpilot · 6 Bewertungen · Stand: 12.10.2026
„Wir sind sehr zufrieden, die App erleichtert uns die täglichen Aufgaben enorm. Von Turnus bis Rechnungen und Dokumentenablage ist alles sehr gut durchdacht und umgesetzt … Wir können die App guten Gewissens weiterempfehlen.“
Monika Bürstinger, AT Trustpilot
„Wir arbeiten gern mit HerzensManagement und merken im täglichen Betrieb, dass die Software gemeinsam mit Menschen entwickelt wurde, die die Abläufe einer Betreuungsagentur wirklich kennen.“
Werner Reicht, AT Trustpilot
„Ich kann meinen täglichen Ablauf in der Pflege sehr gut planen und dokumentieren … Ein großes Lob an einen Mitarbeiter, Herrn Konstantin Pollanz, der mir bei Fragen und Problemen immer zur Seite steht!“
Sigrid Weißenbacher, AT Trustpilot
„Einfachheit und Unkompliziertheit ist mir im Alltag wichtig … Daten speichern, Pflegeberichte schreiben, mit Kollegen und Mitarbeitern teilen, damit jeder informiert ist.“
Alexandra Lafer, AT Trustpilot

Im Video: Kuido24 über den Arbeitsalltag mit HerzensManagement

Richard Subosics, Geschäftsführer von Kuido24, berichtet, wie die Einführung verlaufen ist, wo im Büro Zeit eingespart wird und wie die Zusammenarbeit im Team einfacher geworden ist.

„HerzensManagement wurde gemeinsam mit führenden österreichischen Betreuungsagenturen entwickelt - jede Funktion kommt aus dem echten Agentur-Alltag.“
Das Herzens-Team, Graz

Bekannt aus

Datenübernahme

Ihre Daten kommen mit. Innerhalb von 48 Stunden, kostenlos.

Der häufigste Grund, warum Agenturen bei einer veralteten Lösung bleiben, sind die Daten: Jahre an Klienten, Betreuungskräften, Verträgen und Dokumenten. Genau diesen Teil übernehmen wir für Sie - nicht Sie für uns.

Import in 48 Stunden · € 0 · auch als Individual-Import

Die Datenimport-Funktion ist fester Bestandteil von HerzensManagement - keine Sonderleistung, sondern eingebaut: Für die im DACH-Raum verbreiteten Betreuungs- und Vermittlungslösungen liegen fertige Importwege bereit. Ist Ihr bisheriges System nicht dabei, entwickeln wir den Import eigens für Sie - kostenfrei und ohne Aufpreis im Tarif.

1

Export aus Ihrem heutigen System

  • Ihre bisherige Branchenlösung Import bereits eingebaut
  • Excel- und CSV-Listen
  • Ihre Dokumentenordner

Kein Export möglich? Dann genügen uns Beispieldateien oder ein Zugang - wir bauen den Weg.

2

Wir übernehmen den Import

  • Wir ordnen Ihre Felder zu und prüfen sie
  • Testlauf in Ihrer Umgebung
  • Ihre Freigabe vor dem Go-Live

Aufwand für Ihr Team: ein Abstimmungstermin und die Freigabe.

3

Alles liegt in HerzensManagement

  • Klienten, Betreuungskräfte, Verträge
  • Turnusse und Einsatzpläne
  • Dokumente und Rechnungshistorie

Strukturiert, durchsuchbar und ab Tag eins im Alltag nutzbar.

Datenübernahme nach DSGVO, Verarbeitung auf Servern in der EU. Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.

Technische Details zum Import

Formate und Schnittstellen

  • CSV und Excel (.csv, .xlsx)
  • XML und JSON
  • Datenbank-Exporte und Dumps
  • REST-Schnittstelle / API
  • Dokumentenarchive als PDF, Bilder oder ZIP

Was wir dabei prüfen

  • Feldzuordnung, auch für Ihre eigenen Felder
  • Dubletten und fehlende Pflichtangaben
  • Datums-, Zahlen- und Währungsformate
  • Zeichensatz und Umlaute
  • Verknüpfungen zwischen Klient, Betreuungskraft und Vertrag

Ablauf und Zeitrahmen

  • Datenübergabe über einen geschützten Upload
  • Testimport, bevor etwas produktiv wird
  • Ihre Abnahme, dann Go-Live
  • Individual-Import im Regelfall binnen 48 Stunden nach Erhalt der Daten

Sie müssen nichts davon selbst können. Nennen Sie uns Ihr heutiges System, den Rest klären wir im Abstimmungstermin.

Der Import ist schon da

HerzensManagement bringt eine eigene Import-Funktion mit - inklusive fertiger Wege für die im DACH-Raum verbreiteten Branchenlösungen. Kein Zusatzmodul, keine Einrichtungsgebühr, keine Migrationspauschale, auch nicht bei größeren Datenmengen.

Individual-Import inklusive

Für Systeme ohne passenden Standardweg entwickeln wir den Import eigens für Sie - im Regelfall innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt Ihrer Daten.

Kein Parallelbetrieb nötig

Ihre Historie ist von Beginn an vollständig im System. Sie müssen nicht monatelang zwei Lösungen offen halten oder Altdaten nachtippen.

Datenübernahme unverbindlich prüfen lassen

Mobile App - Android & iOS

Die Betreuungskraft dokumentiert direkt vor Ort.

Delegierte Maßnahmen, Vitalparameter und hauswirtschaftliche Tätigkeiten abhaken, Berichte per Sprachdokumentation, Fotofunktion und Dokumenten-Ablage - mehrsprachig, inklusive Rumänisch und Kroatisch.

Integrierte Zeiterfassung und Leistungsnachweis inklusive: Was draußen passiert, landet strukturiert im System Ihrer Agentur.

Mobile Checklisten-Ansicht für Aufgaben der Betreuungskraft
Im DACH-Raum

HerzensManagement in Österreich, Deutschland und der Schweiz.

Die Plattform ist in allen drei Ländern dieselbe. Unterschiedlich ist, was der Alltag vor Ort verlangt - Begriffe, Felder und Abläufe. Was das für Ihr Land heißt, steht auf der jeweiligen Seite.

Österreich

Pflegestufe, Pflegegeld, Förderung, SVNR und WKO sind als eigene Felder abgebildet, dazu der BMD-Export für die Buchhaltung.

Betreuungssoftware für österreichische Agenturen ansehen

Deutschland

Klienten, Betreuungskräfte, Einsätze, Dokumente und Rechnungen in einem System - für Agenturen, die in Deutschland vermitteln und betreuen.

Betreuungssoftware für Agenturen in Deutschland ansehen

Schweiz

Eigenes Modul für die GAV-Wochenplanung: Zeiterfassung, Visierungskette und Lohnexport nach den Sonderbestimmungen für Live-in-Betreuung.

Betreuungssoftware für Schweizer Agenturen ansehen

Preise, die Sie nicht erfragen müssen.

Ab € 7 pro Klient und Monat, Vollausbau € 11 - keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühr. Wir zeigen unsere Preise. Fragen Sie sich, warum andere das nicht tun.

Alle Preise ansehen

30 Minuten, die Ihrer Verwaltung Jahre ersparen.

Sie sehen das echte System, keine Folien. Bringen Sie Ihre kniffligsten Fälle mit.

Demo vereinbaren Kontakt aufnehmen

Made in Austria. Im Einsatz in Österreich, Deutschland und der Schweiz.

Kontakt

Haben Sie Fragen? Wir sind für Sie da.

E-Mail

[email protected]

Telefon

+43 664 411 1294

Adresse

Raiffeisenstraße 54
8010 Graz, Österreich