Zuletzt aktualisiert: 13. August 2026
Tabellen funktionieren länger, als man denkt — bis zu dem Tag, an dem sie es nicht mehr tun. Wo genau die Grenze liegt und was der Umstieg kostet.
Mit Excel, Word und Outlook lässt sich eine kleine Agentur führen. Der Aufwand wächst aber nicht gleichmäßig mit, sondern sprunghaft: Jeder neue Klient bedeutet einen weiteren Turnus, der von Hand fortgeschrieben wird, einen weiteren Vertrag, der zusammenkopiert wird, und eine weitere Rechnung, die jemand jeden Monat neu tippt. Dazu kommt, dass niemand außer Ihnen weiß, wo was steht.
Eine Branchensoftware wie HerzensManagement kostet ab € 7 pro aktivem Klient und Monat, im Vollausbau € 11. Bei zehn Klienten sind das € 70 bis € 110 im Monat — meist weniger als die Arbeitszeit, die allein die monatliche Fakturierung von Hand kostet.
Kurz: Der Umstieg lohnt sich nicht ab einer bestimmten Größe, sondern ab dem Moment, in dem Sie Wiederholungsarbeit machen, die eine Software erledigen kann.
| Aufgabe | Mit Excel, Word und Outlook | Mit HerzensManagement |
|---|---|---|
| Neuen Klienten anlegen | Zeile in der Tabelle, Ordner im Dateisystem, Daten am Telefon abfragen | Familie erfasst sich über einen einmalig gültigen Link selbst, strukturiertes Assessment inklusive |
| Passende Betreuungskraft finden | Tabelle durchsehen, im Kopf abgleichen | KI-Matching schlägt passende Betreuungskräfte vor, KI-Suche beantwortet Fragen wie „Betreuer mit Führerschein" |
| Turnus planen | Kalender von Hand fortschreiben, Wechseltage einzeln eintragen | automatisch aus Startdatum und Turnuslänge, Wechseltage gesondert, Konflikte werden gemeldet |
| Betreuungsvertrag erstellen | Word-Vorlage kopieren, Daten eintippen, ausdrucken, Post oder Scan | befüllt sich aus über 400 Platzhaltern, geht per Mail raus, wird am Handy unterschrieben |
| Monatsrechnung stellen | jede Rechnung neu tippen, Zahlungseingang in einer zweiten Tabelle führen | wiederkehrende Rechnungen automatisch erzeugt und versendet, Zahlungsstatus im System |
| Buchhaltung übergeben | Belege sammeln, Werte abtippen | BMD-Export |
| Angehörige informieren | Telefon und E-Mail | eigener App-Zugang mit Gesundheitsübersicht, Rechnungen, Verträgen und Chat |
| Sprachbarriere zur Betreuerin | Übersetzungs-App, Missverständnisse | Chat mit automatischer Übersetzung in beide Richtungen |
| Etwas nachvollziehen | „Wer hat das geändert?" | Änderungshistorie und Audit-Log |
| Datensicherung | hoffentlich jemand | tägliche Backups |
| Ausfall der zuständigen Person | Wissen ist in ihrem Kopf und ihren Dateien | alles im System, jede Kollegin kann übernehmen |
Tabelle horizontal scrollbar.
Die drei Stellen, an denen Tabellen wirklich weh tun.
In der Tabelle steht das Datum, aber niemand wird erinnert. Im System wird der Turnus fortgeschrieben und der Konflikt gemeldet.
Bei zwanzig Klienten fällt eine fehlende Monatsrechnung erst beim Kontoabgleich auf. Wiederkehrende Rechnungen laufen automatisch.
Klientendaten in Tabellen auf einem lokalen Rechner, Verträge im Mailpostfach, Fotos im Messenger — im System liegen sie an einem Ort, mit Rechten, Protokoll und täglichem Backup.
Wir übernehmen Klienten, Betreuungskräfte, Verträge und Dokumente aus Ihren bestehenden Dateien kostenlos und bauen Ihre Word-Vorlagen als PDF-Vorlagen nach. Nach spätestens 7 Tagen arbeiten Sie produktiv. Ihre alten Dateien behalten Sie natürlich.
Alles zum Wechsel →
Im Vollausbau mit allen vier Modulen € 11. Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestgröße, keine Grundgebühr. Wenn Sie von einem anderen Anbieter wechseln, zahlen Sie bis zum Ende Ihrer laufenden Kündigungsfrist nichts — die Kündigungsbestätigung genügt. Und wenn es nicht passt: 6 Monate ab Go-Live Geld zurück, formlos per E-Mail, ohne Begründung.